Raz na jakiś czas każdy z nas staje przed koniecznością wystąpienia przed grupą słuchaczy. Jako zarządzający przed swoimi podwładnymi, jako doradzający przed grupą klientów czy  choćby na weselu naszym zadaniem jest zrobić odpowiednie wrażenie i osiągnąć cel wystąpienia. Istnieje kilka zasad, na których opiera się sztuka przemawiania na forum publicznym. Tych kilku zasad każdy z nas jest w stanie się nauczyć.

Najważniejsze jest opanowanie właściwej techniki oddychania. Pamiętajmy, że mówimy na wydechu! Specjaliści od artykulacji radzą, aby mówić tylko podczas fazy wydechu, która powinna trwać przynajmniej 8–10 sekund. Nie należy mówić monotonnie, lecz w sposób modulowany,  tzn. przełączając głos raz na wysokie, raz na niskie tony, a przede wszystkim robiąc przerwy w mówieniu. Podczas takich przerw mówca przygotowuje się do wypowiedzenia kolejnego, jasnego i zrozumiałego zdania.

Właściwą technikę oddychania można osiągnąć poprzez jogging głosu, który zalecają specjaliści od artykulacji. Służy on ćwiczeniu właściwego oddychania podczas mówienia, jak również umiejętności operowania swoim głosem. Polega on na wypowiadaniu treści, które nie wymagają skupienia – może to być na przykład liczenie do 5 lub 10, wymienianie dni tygodnia lub nazw miesięcy. Podczas mówienia szukasz takiego tonu, w którym twój głos prezentuje się jak najlepiej! Mów przy tym wyraźnie, raz wysoko, a raz nisko, jakbyś wędrował raz górą, a raz doliną! Pamiętaj, aby w odpowiednich momentach robić przerwy w mówieniu.

Kolejną rzeczą, o której powinieneś pamiętać, to tempo mówienia. Na dziesięciu mówców dziewięciu mówi zbyt szybko. Dlaczego? Ponieważ robią to w swoim normalnym tempie, nie biorąc pod uwagę, że pomieszczenie wypełnione ludźmi pochłania niewyraźnie wypowiadane sylaby, a nawet całe wyrazy. Z pewnością osoba energiczna i dynamiczna będzie zawsze przemawiać szybciej, niż ktoś z natury spokojny i powolny. Pomimo tego każdy mówca powinien trzymać się zasady: Przemawianie do publiczności oznacza przemawianie w tempie wolniejszym niż normalne. Kiedy masz wrażenie, że mówisz w sposób przesadnie роwolny najprawdopodobniej mówisz właśnie we właściwym tempie.

Kolejna zasada to pamiętanie o tym aby mówić krótkimi zdaniami. Zdania pojedyncze. Zdania Pojedyncze. Zdania pojedyncze. – Tak brzmi, oczywiście w dużym skrócie, porada pisarza Kurta Tucholsky’ego dla dobrych mówców. Większość mówców ma skłonność do formułowania nadmiernie długich i zawiłych zdań, wzbogaconych zdaniami pobocznymi, uzupełnieniami, wtrąceniami i dygresjami. Skąd się to bierze?

Najczęstszym powodem jest świadomy (lub nie) lęk przed przerwaniem potoku słów i dopuszczeniem do chwili ciszy w toku swojej wypowiedzi. Pauzy między zdaniami są odbierane przez wielu przemawiających jako powód do wstydu. W rezultacie pędzimy od jednego zdania do następnego.

Kolejnym powodem są błędne przekonania i nawyki z lat szkolnych. Już w szkole podstawowej nauczyciele usilnie nakłaniali nas do tworzenia interesujących i rozbudowanych konstrukcji zdaniowych, czyli ze zdaniami pobocznymi. Dlatego dziś, jako dorośli ludzie przemawiający publicznie, staramy się ubierać nasze myśli w możliwie najbardziej dopracowane i wyszlifowane zdania. Czujemy się zobowiązani do mówienia stylem książkowym, który znacząco odbiega od języka, którym posługujemy się na co dzień.

Do tego dochodzi jeszcze jeden problem: większość ludzi zajmujących stanowiska kierownicze bardzo dużo czyta. Sądzą więc, że podczas mówienia do innych powinni zachować kunsztowny styl pisemnej wypowiedzi. Nic bardziej błędnego! Dobry styl mówienia to co innego jak dobry styl pisania. Długie, starannie ułożone zdania świadczą o sprawnym władaniu piórem, jednak są zabójcze dla żywej mowy. Powinniśmy mówić krótkimi zdaniami pojedynczymi! Oczywiście posługiwanie się wyłącznie zdaniami pojedynczymi może także wydać się wyuczone i nienaturalne, jednak nie należy przesadnie się tym martwić. Z doświadczenia wiem, że w toku swobodnego mówienia dygresje i uzupełnienia pojawiają się same z siebie, pomimo iż pierwotnie nie były planowane przez mówcę. Dzięki temu zdania pojedyncze automatycznie ulegają wydłużeniu. Przygotowując mowę lub wykład, zawsze powinniśmy ujmować nasze myśli w zdania krótkie i dobitne.

Jak radzić sobie z wrogością słuchaczy podczas wystąpienia

Występując publicznie w roli sprzedawcy, zarządzającego czy prelegenta bywa, że jesteś narażony na nieprzyjemne reakcje i zachowanie odbiorców. Przykładowo oferując ubezpieczenie grupowe w danej firmie możesz mieć przeciwników zmiany, nawet jeśli jest to zamiana na lepsze. Będąc zarządzającym możesz mieć na sali osoby niezadowolone z działań firmy. Jako prelegent możesz spotkać się

z brakiem zaangażowania lub kłótnią na Sali między osobami o różnych poglądach. Zastanówmy się, co można zrobić w takich sytuacjach.

OSOBY PRZESZKADZAJACE

Na sali mogą znaleźć się słuchacze, którzy będą chcieli zakłócić prezentację poprzez zwrócenie na siebie uwagi innych. Osoby te mogą głośno wyrażać swoje opinie o wykładzie, aby podważyć twój autorytet, lub mimowolnie odpowiadać na zadawane przez ciebie pytania retoryczne, nie mając w istocie złych intencji. Jednak najwięcej problemów mogą przysporzyć słuchacze, którzy nie będą się zgadzać z wygłaszanymi przez ciebie argumentami. Jedną z technik jest przyznanie im pozornej racji. Możesz powiedzieć: Tak, ma Pan rację. zdarza się czasami, że towarzystwo ubezpieczeniowe nie wypłaci odszkodowania. Albo: Rzeczywiście nie zawsze zmiana, którą wprowadziliśmy w firmie ułatwia Państwu pracę. W ten sposób wytrącasz rozmówcy oręż z ręki.

OSOBY UCIĄŻLIWE

Z osobami atakującymi prezenterów niezręcznymi komentarzami, stale przerywającymi wykład trzeba postępować grzecznie, ale stanowczo. Przede wszystkim staraj się przyciągnąć uwagę innych słuchaczy, chociaż nie zawsze jest to łatwe. Osoby uciążliwe często podejmują jakiś kłopotliwy temat, wówczas należy skutecznie zareagować, szybko wracając do głównego tematu prezentacji. Jeżeli ktoś podważy to, co właśnie powiedziałeś, nie należy się z nim spierać. jeśli stwierdzasz fakt, nie przekazując swojego zdania, wyraźnie to zaznacz i przedstaw dowody. Jeżeli wyrażasz swoją opinię, zrób to tak, by nie budziło to wątpliwości. Pamiętaj, że to jest twoja prezentacja i nie pozwól, aby ktoś ją zakłócił.

KONFLIKTY MIĘDZY SŁUCHACZAMI

Jeżeli twoja prezentacja zostanie przerwana z powodu poważnego nieporozumienia między słuchaczami, reszta słuchaczy będzie widziała w tobie mediatora. Musisz zmniejszyć napięcie poprzez zapewnienie, że każdy będzie miał szansę zabrania głosu, i jak najszybciej przywrócić spokój na sali. Przypomnij słuchaczom o celu prezentacji i daj im do zrozumienia, że panujesz nad sytuacją. Jeżeli jednak ci się to nie uda, poproś o pomoc organizatorów prezentacji lub zakończ ją.

BRAK ZAINTERESOWANIA

Wielu prezenterów wolałoby zmierzyć się z otwartą wrogością niż z milczeniem, Może się zdarzyć, że na sali znajdzie się grupa osób okazujących brak zainteresowania twoim wykładem. Jeżeli na sali znajduje się o ktoś z organizatorów prezentacji, wówczas powinien zachęcić do zadawania pytań lub sam je zainicjować. Możesz też spróbować zadać słuchaczom kilka ogólnych pytań, zachęcając ich do udzielenia odpowiedzi.

OSOBY WROGO NASTAWIONE

Słuchacze mogą wykazywać wrogość z kilku powodów, między innymi braku akceptacji treści prezentacji, niezadowolenia z poprzedniej prezentacji lub niechęci do uczestnictwa w wykładzie. Jedyne, co możesz wówczas zrobić, to zachować spokój i zaapelować o ciszę, która pozwoli na kontynuowanie prezentacji. Przewidując pewne sytuacje, możesz przyprowadzić ze sobą kogoś bliskiego, by zadał pytanie otwierające dyskusję. Osoba ta może zadać ci celowo źle sformułowane pytanie, na które wcześniej przygotujesz ciekawą odpowiedź. W ten sposób zdobędziesz autorytet u niektórych słuchaczy.

DOŚWIADCZENIE

Szybkie odpowiedzi na niewygodne pytania i zapanowanie nad wrogością podczas prezentacji to efekt długo zdobywanego doświadczenia. Pamiętaj, że najlepiej uczyć się na błędach. Przypomnij sobie, jak udało ci się poprzednio wyjść z trudnej sytuacji. Czy udzielając odpowiedzi, dobrze ją przemyślałeś? Czy udało ci się z niej wybrnąć w taktowny sposób? A jeśli słuchacze zareagują głośnym, drwiącym śmiechem podczas próby utwierdzenia ich w przekonaniu o twojej wiarygodności? Najlepszym wyjściem w tej sytuacji będzie wykazanie poczucia humoru – nigdy nie bądź sarkastyczny, gdyż może to tylko pogorszyć sytuację.

Jeżeli zdajesz sobie sprawę, że prezentacja najprawdopodobniej wzbudzi wrogie emocje, na przykład podczas przemówienia do udziałowców, postaraj się temu zapobiec. Przećwicz umiejętne odpieranie agresywnych komentarzy, prosząc kolegów o zadawanie ci trudnych pytań. Im większe zdobędziesz doświadczenie, tym lepiej będziesz odpowiadać na pytania podczas prezentacji.