Pamiętam obrazek z pewnej książki dotyczącej rozwoju osobistego. Przy biurku siedzi szef, a po drugiej stronie zestresowany pracownik. Szef ma marsową minę i mówi: „ Doszły mnie słuchy, że planuje pan życie poza biurem.” I śmieszne i straszne, prawda? Kiedy rozejrzymy się dookoła, to okaże się, że większość z nas ma poczucie, iż większość swojego życia spędza w pracy. Podobno to dobrze, bo zapracowanym nie przychodzą głupie pomysły do głowy. Ja jednak uważam, że w długim okresie czasu osobę, która ma zaburzoną równowagę w dzieleniu swojego czasu na różne aktywności dopadnie poczucie niezadowolenia z życia. Czy da się temu przeciwdziałać? Jasne, w końcu większość naszych działań to nawyki, które sami sobie wybudowaliśmy. Ale na początek chciałbym ci zadać osobiste pytanie – Czy jesteś dumny z tego, że nie masz czasu wolnego? Tak, tak wiem, że to dziwne pytanie, ale uwierz mi, że jest ono bardzo ważne. Jeśli z dumą opowiadasz, że nie wracasz z pracy przed dwudziestą albo, że nie masz możliwości, aby spędzić aż dwa tygodnie wakacji, to masz problem z niewłaściwym filarem podtrzymującym twoje poczucie własnej wartości. „Jeśli jestem zapracowany to znaczy, że jestem kimś ważnym, a nie obibokiem jak wielu innych”. Nie tędy jednak prowadzi droga do prawdziwego sukcesu. Jest takie zdanie, które kiedyś przeczytałem i chciałbym je przytoczyć – „Nie ma nic łatwiejszego niż być zajętym i nic trudniejszego niż być efektywnym”. Jest wiele sposobów na poprawę efektywności w wykorzystaniu czasu. Ponieważ spora część moich czytelników zarządza zespołami, to skupię się na jednej z najważniejszych metod – delegowaniu zadań. Najpierw przytoczę najczęstsze powody, przez które szef ogranicza przekazywanie zadań i samodzielność pracowników.

  1. Pierwszy powód to dążenie szefa do perfekcji. Taki zarządzający to szef, który skupia się na szczegółach i jakości. Ponieważ sam jest osobą, która wykonuje zadania z ogromną dbałością obawia się lub jest pewny, że jego podwładni zrobią to gorzej. Woli zrobić sam niż potem poprawić po innych. Z moich doświadczeń wynika, że nawet, jeśli taka osoba deleguje zadania to sprawdzenie czy zostały dobrze wykonane zabiera jej niewiele mniej czasu niż wykonanie ich samemu. Jest to trudna sytuacja, ponieważ problem delegowania wynika z charakteru, a ten jak wiemy raczej nie się nie zmienia.
  2. Drugi powód to bałagan organizacyjny. Szef nawet chętnie coś przekazałby do zrobienia innym, ale nie do końca panuje nad tym, co jest do wykonania. To, że nie deleguje zadań często nie powoduje, że robi je samemu, zdarza się po prostu, że nikt ich nie robi do momentu, kiedy zaniedbania wychodzą na światło dzienne.
  3. Trzeci powód to popsute relacje z zespołem. Szef i współpracownicy tak naprawdę nie są zespołem tylko grupą ludzi. Szef nie ufa ludziom, uważa ich za niekompetentnych i leni. Woli zrobić zadanie sam, ponieważ oni i tak nie poradziliby sobie z tym zadaniem. Ciągle narzeka, że wszystko musi robić sam i nie może polegać na zespole.

Co zrobić, kiedy masz problem z delegowaniem? Wystarczy, że wykonasz czynności, które opiszę poniżej. Metoda, którą ci przekaże jest sprawdzona i we wszystkich przypadkach jej realizacji przyniosła wymierny efekt.

 Pierwszy krok.

Zacznij od zrobienia listy wszystkich czynności i zajęć, które masz do wykonania zarówno w pracy jak i w czasie prywatnym. Przejrzyj ostatnie tygodnie w kalendarzu, planerze, liście zadań do wykonania itp. Uwzględnij pisanie wiadomości, papierkową robotę, telefonowanie i odbieranie telefonów.

 Drugi Krok

Mając gotową listę czynności zadaj sobie następujące pytanie – Dlaczego w ogóle mam wykonać daną czynność? Przystaw to pytanie po kolei do każdej czynności z listy i sprawdź ich ważność. Może się okazać, że niektórych czynności w ogóle możesz się pozbyć i nie wpłynie to na jakość twojej pracy i życia prywatnego.

 Trzeci Krok

Kolejne pytanie, które powinieneś połączyć z listą czynności brzmi – Dlaczego akurat ja mam tą czynność wykonać? W pewnych obszarach masz zdolności i talenty, w innych nie. Jeśli dana czynność jest powiązana z tym, co potrafisz robić najlepiej to ją wykonaj, jeśli jednak masz członka zespołu, który zrobiłby ją lepiej to przekaż mu zadanie do wykonania. W życiu prywatnym ta metoda również obowiązuje. Dotyczy członków twojej rodziny lub osób z zewnątrz, które możesz zatrudnić do wykonania zadania. Pamiętaj, że najważniejszym czynnikiem efektywności jest skupienie się na zadaniach, które potrafisz robić najlepiej i które w największym stopniu przyczynią się do osiągniecia wyznaczonych celów.

Jeśli zastosujesz tą prostą metodę to gwarantuję ci poprawę twojej efektywności i zwiększenie ilości wolnego czasu. Jedynym problemem jest to, że musisz znaleźć czas żeby ją zastosowaćJ.