W każdej organizacji istnieją różnego rodzaju tradycje czy procedury realizowania poszczególnych czynności. Określamy jasno jak powinien wyglądać kontakt obsługowy z klientem czy w jaki sposób mamy wpisać poszczególne dane do aplikacji. Jasne określenie sposobu przeprowadzania poszczególnych zadań pomaga organizacji w unifikacji i zachowaniu jakości na każdych poziomie i w każdym miejscu. Jest jednak pewien obszar działań, który powinien wymykać się spod silnego oddziaływania procedur i regulaminów. Myślę o zebraniach. Wydaje mi się, że zbyt wiele zebrań dotyka rutyna. W codziennym zabieganiu nie ma czasu na wspólne spotkania. Dodatkowo każdy zarządzający chciałby mieć zespół a nie luźną grupę współpracowników. Dlatego zebranie jest bardzo ważnym momentem w życiu zespołu. Zebranie:

  • Może służyć do różnych celów.
  • Dzięki zebraniu mogą powstać nowe pomysły.
  • Zebranie może przysłużyć się integracji zespołu.
  • Może mieć walor edukacyjny lub motywacyjny

Niestety większość zebrań jest poi prostu nudna i pojawia się tam jednokierunkowa komunikacja. Do tego wiele z nich trwa za długo poprzez jałowe i negatywne dyskusje, które powstają między uczestnikami. Wszyscy znają podstawowe rady na maksymalne wykorzystanie zebrań. Rozpocząć wcześnie, mieć konkretny plan. Nie opuszczać pomieszczenia bez podjęcia jakiejkolwiek decyzji (nawet jeśli jest nią tylko uzgodnienie daty następnego spotkania). Trudno jest podważać te rady, kiedy już zebrało się pracowników w sali. Ale nie odpowiadają one na pytanie, czy w ogóle powinno się było zwołać zebranie. Oto pięć pytań, które powinieneś zadać sobie zanim zwołasz zebranie:

  1. Jeżeli masz w swoim planie „okienko”, czy organizujesz zebranie?

Szefowie nie zwołują zebrań z powodu czystej złośliwości. Czasem jednak robią to z przyzwyczajenia. Według nich zebranie to sposób na zabicie wolnego czasu. Nie jest to zdrowe dla organizacji. Kiedy szef zapełnia swój czas, marnuje czas pracowników i wprawia ich w zdumienie. Istnieje wiele powodów dla organizowania wewnętrznego spotkania, ale kaprys nie powinien być jednym z nich.

  1. Czy potrafisz powiedzieć: „Masz rację. Nigdy nie brałem tego pod uwagę”?

Wiele spotkań ciągnie się o wiele dłużej niż trzeba, ponieważ szef traktuje je jako arenę dla sporów i czczej retoryki. Szef wykorzystuje spotkanie do przekazywania swoich rozporządzeń, nie zaś by zachęcić pracowników do przedstawiania własnych rozwiązań. To on zawsze musi mieć rację. Czy dziwi więc, że takie zebrania demoralizują uczestników, zamiast ich inspirować? Nie zwołuj zebrania, dopóki nie potrafisz powiedzieć „masz rację” bez zamartwiania się, że jednocześnie oznacza to „myliłem się”.

  1. Czy są pewni ludzie, których pomysły automatycznie odrzucasz?

Wiele zebrań utyka w martwym punkcie, kiedy szef spędza zbyt wiele czasu wykłócając się o drobne szczegóły. Dość często kłótnie takie rozgrywają się pomiędzy szefem, a tą samą grupką dwóch czy trzech osób. Zadaj sobie pytanie: czy nie podoba mi się osoba, czy koncepcja? Jeśli chodzi o osobę, nie dasz rady rozwiązać problemu podczas zebrania.

  1. Czy nie jest ci zbyt wygodnie?

Niektórzy szefowie uważają spotkania za przyjemność, chwilę odpoczynku od prawdziwej pracy. Zamawiają napoje i przekąski, odchylają się do tyłu w fotelu, kładą nogi na stół i zachęcają wszystkich, by czuli się jak w domu. Może być to jednym z powodów, dla których tak wiele zebrań ciągnie się bez końca i bez szczególnego celu. Wszystkim jest zbyt wygodnie i nie mają powodu, by dążyć do zakończenia spotkania. Możliwe rozwiązanie: organizować zebranie w neutralnym miejscu, gdzie są proste drewniane krzesła lub też nie ma żadnychJ.

  1. Jak uczciwy jesteś i jakiej uczciwości oczekujesz od wszystkich innych?

Jedyną rzeczą gorszą niż brak odpowiedzi podczas zebrania jest takie, na którym uzyskujesz tylko wypowiedzi fałszywe. Dzieje się tak w przypadku pracowników dotkniętych syndromem ,,nie denerwujmy szefa” – tacy pracownicy przekazują szefowi tylko dobre wiadomości, mimo iż złe są nieskończenie bardziej ważne. Zanim więc zwołasz zebranie, upewnij się, że jesteś przygotowany na najgorsze i że twoi pracownicy wiedzą, iż mają ci powiedzieć wszystko.