Moje ostatnie obserwacje pracy osób związanych ze sprzedażą wskazują na zbyt duże poświęcanie czasu na analizę problemów i omawianie rzeczywistości. Jeśli do tego dołączymy jeszcze pesymistyczne podejście co do przyszłości to mamy przed sobą wiele godzin zmarnowanego czasu. Nie wiem czy jest to domena ludzkości czy tylko naszego kraju, ale ludzie uwielbiają analizować  i omawiać problemy.

Zebrania i spotkania indywidualne często w większości poświęcane są na analizę bieżących spraw i ostatnich wyników. Oczywiście, nie oznacza to, że takie informację są w ogóle niepotrzebne, myślę raczej o proporcjach, to znaczy ile czasu poświęcamy na te sprawy, a ile na  planowaniu przyszłości i sposobów przyszłych działań. Podstawą moich rozważań jest następująca teza: analizowanie problemów rzadko prowadzi do ich rozwiązania. Czemu tak się dzieje? Podczas myślenia o problemie przede wszystkim uruchamiamy negatywne emocje. Wprowadzamy umysł w stan, który trudno nazwać optymistycznym.

Drugim niebezpieczeństwem jest stworzenie długiej listy powodów istnienia problemu. Listy, która zamiast spowodować poszukiwanie rozwiązań, powoduje, że jeszcze głębiej zanurzamy się w istniejący stan. Dlatego zachęcam do krótszych analiz i przejścia szybko do poszukiwania rozwiązań. Oczywiście są sytuacje gdzie dogłębna analiza źródeł problemu jest niezbędna. Dzieje się tak wtedy, kiedy widzimy skutki, a nie potrafimy określić przyczyn.  W takiej sytuacji poznanie źródeł problemu może być istotnym elementem poszukiwania rozwiązań. Jeśli zarządzasz zespołem współpracowników wykonaj teraz szybką analizę swoich ludzi: kto jest osobą nastawioną na analizę problemów, a kto jest skupiony na poszukiwaniu rozwiązań. Pomocna w tej analizie może być krótka charakterystyka poszczególnych typów. Osoba nastawiona na analizę problemów:

  • korzysta często z następujących słów i zwrotów: trzeba się temu dokładniej przyjrzeć, nie wiem co mam zrobić w takiej sytuacji, na pewno to jeszcze nie koniec, to się nigdy nie zmieni, no i jeszcze jedna przyczyna, to jego/jej wina, ona/on zawsze,
  • jest pasywna i skupia się raczej na wiecznych dyskusjach niż na działaniu,
  • często oczekuje pomocy w rozwiązaniu jej problemów,
  • przeprowadza dokładne analizy i potrafi przedstawić długą listę przyczyn istnienia problemu,
  • rzadko przedstawia pomysły na rozwiązanie problemu.

Osoba nastawiona na rozwiązania:

  • często używa następujących zwrotów: już to załatwiłem, to drobnostka, zajmę się tym, mam pomysł, skupmy się na tym jak to załatwić, to jego/jej sprawa, mniej myślenia, więcej działania,
  • stawia sobie cele i na nich się skupia,
  • unika długich dyskusji, nie lubi zebrań,
  • strzela pomysłami i wdraża je w życie.

I jak przedstawia się twój zespół? Ilu masz „problemowców”, a ile osób poszukuje rozwiązań? Jeśli czujesz, że twoja grupa powinna bardziej przestawić się na poszukiwanie rozwiązań to mam dla Ciebie dobrą informację. To da się zrobić! Ale najpierw zacznij od siebie. Zastanów się teraz chwilę, jaką osobą ty sam jesteś. Jeśli „problemowcem” to zacznij zmiany od siebie. Jak to zrobić? Przeanalizuj swoje spotkania z ludźmi, o czym rozmawiacie, na jakich obszarach się skupiasz i zastanów się jak to zmienić. Zmień plan zebrań i spotkań indywidualnych, wprowadź elementy rozmowy o przyszłości, celach, planach i sposobach ich realizacji. Podczas rozmów, zamiast skupiać się na tym jak jest, przekieruj koncentrację na to, jak chcemy żeby było. Ogranicz pytanie „dlaczego” do niezbędnego minimum. Zastosuj pytania nakierowujące rozmowę na rozwiązania. Przykładowe pytania tego typu to:

  • Co nowego możemy zrobić, żeby …?
  • Co możemy przestać robić, żeby …?
  • Czego możemy robić więcej, częściej, dłużej, żeby …?
  • Czego możemy robić mniej, rzadziej, krócej, żeby …?
  • Co możemy robić inaczej, żeby …?
  • Jaki masz pomysł, żeby …?
  • Jak chcesz to rozwiązać?
  • Co pierwszego zrobisz, żeby …?

Ważnym elementem przestawienia grupy na nowe tory jest również nagradzanie właściwych postaw. Ludzie muszą zobaczyć i poczuć, że ten styl myślenia i działania jest przez Ciebie preferowany. Warto również uświadomić współpracowników, jakie postawy pomagają w rozwijaniu biznesu, a jakie go hamują. Przy wprowadzaniu zmian zachęcam do stworzenia i używania kotwic skojarzeniowych pomagających w rozróżnieniu niewłaściwej i właściwej postawy. Takimi kotwicami może być nieformalne określenie konkretnych zachowań. Na przykład wprowadzenie i zdefiniowanie z grupą słowa „problemowiec” może ułatwić ograniczenie niepożądanych zachowań. Jeśli ktoś zachowa się w określony sposób, grupa zaczyna reagować – nie bądź problemowcem. Tego typu kotwice to bardzo silna metoda. Nikt przecież nie chce należeć do grupy negatywnie określanej.