Raz na jakiś czas każdy z nas staje przed koniecznością wystąpienia przed grupą słuchaczy. Jako zarządzający przed swoimi podwładnymi, jako doradzający przed grupą klientów czy  choćby na weselu naszym zadaniem jest zrobić odpowiednie wrażenie i osiągnąć cel wystąpienia. Istnieje kilka zasad, na których opiera się sztuka przemawiania na forum publicznym. Tych kilku zasad każdy z nas jest w stanie się nauczyć.

Najważniejsze jest opanowanie właściwej techniki oddychania

Może Cię zaskoczę, lecz to bardzo ważny aspekt wystąpienia. Podstawą dobrej wymowy w ogóle, a przede wszystkim silnego i dobrze postawionego głosu, jest prawidłowe oddychanie. Stosując odpowiednie ćwiczenia usprawniające aparat oddechowy, można zwiększyć pojemność płuc, nauczyć się ekonomicznego zużywania powietrza w czasie mówienia, wzmocnić mięśnie biorące udział w oddychaniu i utrzymywać płuca w dobrej formie.

Pamiętajmy, że mówimy na wydechu! Specjaliści od artykulacji radzą, aby mówić tylko podczas fazy wydechu, która powinna trwać przynajmniej 8–10 sekund. Nie należy mówić monotonnie, lecz w sposób modulowany,  tzn. przełączając głos raz na wysokie, raz na niskie tony, a przede wszystkim robiąc przerwy w mówieniu. Podczas takich przerw mówca przygotowuje się do wypowiedzenia kolejnego, jasnego i zrozumiałego zdania.

Właściwą technikę oddychania można osiągnąć poprzez jogging głosu, który zalecają specjaliści od artykulacji. Służy on ćwiczeniu właściwego oddychania podczas mówienia, jak również umiejętności operowania swoim głosem.

Polega on na wypowiadaniu treści, które nie wymagają skupienia – może to być na przykład liczenie do 5 lub 10, wymienianie dni tygodnia lub nazw miesięcy. Podczas mówienia szukasz takiego tonu, w którym twój głos prezentuje się jak najlepiej! Mów przy tym wyraźnie, raz wysoko, a raz nisko, jakbyś wędrował raz górą, a raz doliną! Pamiętaj, aby w odpowiednich momentach robić przerwy w mówieniu.

Najbardziej charakterystycznym znakiem zaburzeń głosu jest nieprzemijająca chrypka, która utrzymuje się dłużej niż trzy tygodnie. Powinna ona budzić przede wszystkim niepokój palaczy. Nikotyna bardzo niszczy organ głosowy. Poza tym bardzo często świadczy o tym, że osoba często mówiąca źle zwiera struny głosowe i przeciskające się przez nie powietrze je „rani”. W takiej sytuacji na błonach śluzowych powstają przewlekłe stany zapalne.

Kolejną rzeczą, o której powinieneś pamiętać, to tempo mówienia

Na dziesięciu mówców dziewięciu mówi zbyt szybko. Dlaczego? Ponieważ robią to w swoim normalnym tempie, nie biorąc pod uwagę, że pomieszczenie wypełnione ludźmi pochłania niewyraźnie wypowiadane sylaby, a nawet całe wyrazy.

Z pewnością osoba energiczna i dynamiczna będzie zawsze przemawiać szybciej, niż ktoś z natury spokojny i powolny. Pomimo tego każdy mówca powinien trzymać się zasady:

Przemawianie do publiczności oznacza przemawianie w tempie wolniejszym niż normalne. Kiedy masz wrażenie, że mówisz w sposób przesadnie wolny, najprawdopodobniej mówisz właśnie we właściwym tempie.

Kolejna zasada to pamiętanie o tym, aby mówić krótkimi zdaniami

Zdania pojedyncze. Zdania Pojedyncze. Zdania pojedyncze. – Tak brzmi, oczywiście w dużym skrócie, porada pisarza Kurta Tucholsky’ego dla dobrych mówców. Większość mówców ma skłonność do formułowania nadmiernie długich i zawiłych zdań, wzbogaconych zdaniami pobocznymi, uzupełnieniami, wtrąceniami i dygresjami. Skąd się to bierze?

Najczęstszym powodem jest świadomy (lub nie) lęk przed przerwaniem potoku słów i dopuszczeniem do chwili ciszy w toku swojej wypowiedzi. Pauzy między zdaniami są odbierane przez wielu przemawiających jako powód do wstydu. W rezultacie pędzimy od jednego zdania do następnego.

Kolejnym powodem są błędne przekonania i nawyki z lat szkolnych. Już w szkole podstawowej nauczyciele usilnie nakłaniali nas do tworzenia interesujących i rozbudowanych konstrukcji zdaniowych, czyli ze zdaniami pobocznymi. Dlatego dziś, jako dorośli ludzie przemawiający publicznie, staramy się ubierać nasze myśli w możliwie najbardziej dopracowane i wyszlifowane zdania. Czujemy się zobowiązani do mówienia stylem książkowym, który znacząco odbiega od języka, którym posługujemy się na co dzień.

Do tego dochodzi jeszcze jeden problem: większość ludzi zajmujących stanowiska kierownicze bardzo dużo czyta. Sądzą więc, że podczas mówienia do innych powinni zachować kunsztowny styl pisemnej wypowiedzi. Nic bardziej błędnego! Dobry styl mówienia to co innego niż dobry styl pisania. Długie, starannie ułożone zdania świadczą o sprawnym władaniu piórem, jednak są zabójcze dla żywej mowy.

Powinniśmy mówić krótkimi zdaniami pojedynczymi!

Oczywiście posługiwanie się wyłącznie zdaniami pojedynczymi może także wydać się wyuczone i nienaturalne, jednak nie należy przesadnie się tym martwić. Z doświadczenia wiem, że w toku swobodnego mówienia dygresje i uzupełnienia pojawiają się same z siebie, pomimo iż pierwotnie nie były planowane przez mówcę.

Dzięki temu zdania pojedyncze automatycznie ulegają wydłużeniu. Przygotowując mowę lub wykład, zawsze powinniśmy ujmować nasze myśli w zdania krótkie i dobitne.

Jak przeprowadzić wiarygodną prezentację podczas wystąpienia publicznego?

Wiarygodność to nic innego jak szczera komunikacja, zakładając, że uczciwie oddaje twoje główne przesłanie, czyli fakt, że wierzysz i jesteś zaangażowany w to, co mówisz w swojej prezentacji, jak również bierzesz za to odpowiedzialność. Krótko mówiąc, niech twoje słowa będą zbieżne z czynami. Oznacza to, że musisz mieć odpowiednio dużo entuzjazmu, energii i wiary w to, o czym mówisz.

Zbudowanie własnej wiarygodności jest początkowym punktem każdej efektywnej prezentacji. Jeśli odbiorcy nie są przekonani, czy naprawdę robisz tak jak mówisz i czy jesteś w stanie za to poręczyć, wyłączą się z odbioru. I słusznie!

Niektórzy mogą ci wmawiać, że wiarygodność buduje się poprzez mowę ciała oraz ton głosu. Będą próbowali cię przekonać, że stanie i mówienie w pewien sposób ukaże słuchaczom wiarygodność twoich słów i poczynań. To prawda, że język ciała oraz ton, jakim mówisz, mają ogromny wpływ na siłę przekazu, jednak zawiłe listy rzeczy do zrobienia podczas prezentacji, układane przez różnych ludzi, zazwyczaj powodują, że mówca zaczyna stresować się tym, czy dobrze stoi i mówi.

A kiedy pojawia się związane z tym napięcie, jak myślisz, co się dzieje z twoją wiarygodnością? Oczywiście spada. Odbiorcy szybko orientują się, że jakiś niepokój cię rozprasza, co każe im zacząć podejrzewać, że jest coś nieszczerego i niekonsekwentnego w twoim przemówieniu.

Nie wiedzą, że się denerwujesz, ponieważ próbujesz przypomnieć sobie następną rzecz z listy; myślą, że stres spowodowany jest tym, że po prostu nie wierzysz w to, co mówisz, i boisz się, że wyjdzie to na jaw. Odłóż na bok wszystkie instrukcje, jak mówić, stać czy chodzić.

Wiarygodność oznacza po prostu stuprocentowe poświęcenie się twoim odbiorcom oraz nieudawanie, że wiesz coś, o czym nie masz zielonego pojęcia. Twoje zadanie jest proste: bądź sobą. Mój znajomy wybrał kiedyś motto swojej roli, jako członka zarządu, bardzo pasujące do omawianego tematu: „Bądź autentyczny”.

Trudno o inne dwa słowa o większym znaczeniu dla kwestii skutecznej komunikacji. Tak, oczywiście jest czas i miejsce na szkolenie dotyczące prowadzenia prezentacji i na pewno wiele się z niego nauczysz. Jednak nie musisz czekać z wygłoszeniem przemówienia aż skończysz taki kurs! Dopóki nie przyswoisz sobie wszystkich umiejętności, które można zdobyć w tym zakresie, i nie wyćwiczysz tonu głosu, mowy ciała, wyczucia czasu i innych, po prostu skup się na byciu sobą.

Skoncentruj się na zgodności własnych słów z czynami oraz na autentyczności. Ćwicz to regularnie, doskonal się, a opanujesz pierwszą umiejętność bycie wiarygodnym. Bądź autentyczny niezależnie od wszystkiego. Nie wymądrzaj się, nie udawaj kogoś, kim nie jesteś. Nie skacz wokół problemów, jeśli się pojawią, tylko spójrz ludziom w oczy i szczerze powiedz, w co naprawdę wierzysz.

Używanie historii i przykładów w wystąpieniu publicznym

Czy słyszałeś historię o…? Historie i przykłady są niezbędne w twoich prezentacjach. Pomagają ci zobrazować przeslanie oraz nawiązać kontakt z odbiorcami. Jeśli są dobrze skonstruowane oraz opowiedziane, mogą pomóc ci zdobyć zaufanie, akceptację oraz wiarygodność.

Historie są istotnym narzędziem do pozyskiwania zaufania słuchaczy. Prawdziwe historie wzięte z życia narratora sprawiają, że każda interakcja ma większą moc i lepiej trafia do ludzi. Sprawdza się to zarówno w prezentacji, jak i w książce. Ludzie uwielbiają prawdziwe historie, zwłaszcza te angażujące umysł oraz emocje.

Kiedy prelegent zaczyna opowiadać, odbiorcy zaczynają odwoływać się do własnych doświadczeń, a do tego przecież dążysz! Historie, które dowodzą wartości czegoś, na przykład konkretnych rozwiązań, które zaproponowałeś innym, bardzo działają na wyobraźnię.

Jeśli są możliwe do zweryfikowania, mogą mieć niesamowity wpływ na odbiorców. Nie zmyślaj niczego ani nie podawaj informacji, których nie jesteś pewien. Zanim użyjesz nazwy firmy lub czyjegoś nazwiska w jednej ze swoich historii, poproś o pozwolenie. Jest to zarówno etyczne, jak i pragmatyczne, ponieważ chcesz, aby dana osoba wiedziała, że potencjalni klienci pewnie się do niej odezwą. Jeśli nie uda ci się jej przekonać do rozmów z konsumentami, lecz twoja historia jest prawdziwa i nie ma przeciwwskazań, aby zapoznać z nią innych, przekształć historię tak, aby sens był ten sam, jednak bez nazwisk i nazw poszczególnych firm.

Spróbuj dawać jak najwięcej przykładów zaczerpniętych z własnego doświadczenia. Oddziałują one na odbiorców znacznie silniej, niż te z trzeciej ręki. Pamiętaj, cokolwiek sprzedajesz, istnieje mnóstwo innych ludzi sprzedających mniej więcej to samo. Jednak ze względu na twoje wyjątkowe doświadczenia oraz obserwacje ludzie będą kupować od ciebie. Nic nie trafi do nich bardziej niż dobra historia opowiedziana w pierwszej osobie.

Jak radzić sobie z wrogością słuchaczy podczas wystąpienia

Występując publicznie w roli sprzedawcy, zarządzającego czy prelegenta bywa, że jesteś narażony na nieprzyjemne reakcje i zachowanie odbiorców. Przykładowo oferując ubezpieczenie grupowe w danej firmie, możesz mieć przeciwników zmiany, nawet jeśli jest to zamiana na lepsze.

Będąc zarządzającym, możesz mieć na sali osoby niezadowolone z działań firmy. Jako prelegent możesz spotkać się z brakiem zaangażowania lub kłótnią na sali między osobami o różnych poglądach. Zastanówmy się, co można zrobić w takich sytuacjach.

OSOBY PRZESZKADZAJĄCE

Na sali mogą znaleźć się słuchacze, którzy będą chcieli zakłócić prezentację poprzez zwrócenie na siebie uwagi innych. Osoby te mogą głośno wyrażać swoje opinie o wykładzie, aby podważyć twój autorytet, lub mimowolnie odpowiadać na zadawane przez ciebie pytania retoryczne, nie mając w istocie złych intencji.

Jednak najwięcej problemów mogą przysporzyć słuchacze, którzy nie będą się zgadzać z wygłaszanymi przez ciebie argumentami. Jedną z technik jest przyznanie im pozornej racji. Możesz powiedzieć: Tak, ma Pan rację. Zdarza się czasami, że towarzystwo ubezpieczeniowe nie wypłaci odszkodowania. Albo: Rzeczywiście nie zawsze zmiana, którą wprowadziliśmy w firmie, ułatwia Państwu pracę. W ten sposób wytrącasz rozmówcy oręż z ręki.

OSOBY UCIĄŻLIWE

Z osobami atakującymi prezenterów niezręcznymi komentarzami, stale przerywającymi wykład trzeba postępować grzecznie, ale stanowczo. Przede wszystkim staraj się przyciągnąć uwagę innych słuchaczy, chociaż nie zawsze jest to łatwe.

Osoby uciążliwe często podejmują jakiś kłopotliwy temat, wówczas należy skutecznie zareagować, szybko wracając do głównego tematu prezentacji. Jeżeli ktoś podważy to, co właśnie powiedziałeś, nie należy się z nim spierać. Wciągnięcie się w dyskusję z jednym z uczestników spotkania prawie nigdy nie jest dobrym pomysłem. Uruchomisz w sobie podświadomą chęć zwycięstwa i emocje wezmą górę nad Twoją logiką. Prelegent, który stracił panowanie nad swoim zachowaniem to osoba, która przegrała swój cel wystąpienia.

Jeśli stwierdzasz fakt, nie przekazując swojego zdania, wyraźnie to zaznacz i przedstaw dowody. Dowody wytrącają oręż w rękach Twoich oponentów. Jeżeli wyrażasz swoją opinię, zrób to tak, by nie budziło to wątpliwości, jaka ona jest. Pamiętaj, że to jest twoja prezentacja i nie pozwól, aby ktoś ją zakłócił.

KONFLIKTY MIĘDZY SŁUCHACZAMI

Jeżeli twoja prezentacja zostanie przerwana z powodu poważnego nieporozumienia między słuchaczami, reszta słuchaczy będzie widziała w tobie mediatora. Musisz zmniejszyć napięcie poprzez zapewnienie, że każdy będzie miał szansę zabrania głosu i jak najszybciej przywrócić spokój na sali. Przypomnij słuchaczom o celu prezentacji i daj im do zrozumienia, że panujesz nad sytuacją. Jeżeli jednak ci się to nie uda, poproś o pomoc organizatorów prezentacji lub zakończ ją.

BRAK ZAINTERESOWANIA

Wielu prezenterów wolałoby zmierzyć się z otwartą wrogością niż z milczeniem, Może się zdarzyć, że na sali znajdzie się grupa osób okazujących brak zainteresowania twoim wykładem. Jeżeli na sali znajduje się  ktoś z organizatorów prezentacji, wówczas powinien zachęcić do zadawania pytań lub sam je zainicjować. Możesz też spróbować zadać słuchaczom kilka ogólnych pytań, zachęcając ich do udzielenia odpowiedzi.

OSOBY WROGO NASTAWIONE

Słuchacze mogą wykazywać wrogość z kilku powodów, między innymi braku akceptacji treści prezentacji, niezadowolenia z poprzedniej prezentacji lub niechęci do uczestnictwa w wykładzie. Jedyne, co możesz wówczas zrobić, to zachować spokój i zaapelować o ciszę, która pozwoli na kontynuowanie prezentacji.

Przewidując pewne sytuacje, możesz przyprowadzić ze sobą kogoś bliskiego, by zadał pytanie otwierające dyskusję. Osoba ta może zadać ci celowo źle sformułowane pytanie, na które wcześniej przygotujesz ciekawą odpowiedź. W ten sposób zdobędziesz autorytet u niektórych słuchaczy.

DOŚWIADCZENIE

Szybkie odpowiedzi na niewygodne pytania i zapanowanie nad wrogością podczas prezentacji to efekt długo zdobywanego doświadczenia. Pamiętaj, że najlepiej uczyć się na błędach. Przypomnij sobie, jak udało ci się poprzednio wyjść z trudnej sytuacji. Czy udzielając odpowiedzi, dobrze ją przemyślałeś? Czy udało ci się z niej wybrnąć w taktowny sposób? A jeśli słuchacze zareagują głośnym, drwiącym śmiechem podczas próby utwierdzenia ich w przekonaniu o twojej wiarygodności? Najlepszym wyjściem w tej sytuacji będzie wykazanie poczucia humoru – nigdy nie bądź sarkastyczny, gdyż może to tylko pogorszyć sytuację.

Jeżeli zdajesz sobie sprawę, że prezentacja najprawdopodobniej wzbudzi wrogie emocje, na przykład podczas przemówienia do pracowników w firmie, która korzysta z oferty konkurencji, postaraj się temu zapobiec. Przećwicz umiejętne odpieranie agresywnych komentarzy, prosząc kolegów o zadawanie ci trudnych pytań. Im większe zdobędziesz doświadczenie, tym lepiej będziesz odpowiadać na pytania podczas prezentacji.

Pewny sposób... na zdobycie nowego klienta

 

  • Poznasz najważniejsze metody poszukiwania klientów.
  • Zaczniesz kontrolować i rozwijać swoje dochody.
  • Zapełnisz kalendarz spotkaniami z nowymi klientami.