Komunikacja to jedyne narzędzie, które umożliwia porozumiewanie się. Bez tej umiejętności niemożliwe jest realizowanie podstawowych potrzeb, rozwój, zdobywanie nowej wiedzy, osiąganie sukcesów, wreszcie: szczęście. To ona właśnie nadaje barwy życiu. Jak wielkie ma znaczenie, świadczy fakt że zajmuje aż 70% czasu poza snem. Każdy, kto chce być skutecznym sprzedawcą, negocjatorem, kierownikiem, dyrektorem, przywódcą, liderem musi kształcić swoje umiejętności komunikowania się. Jest to proces trwający całe życie. Istnieją jednak zasady, techniki, których poznanie i wprowadzenie w życie ułatwia i usprawnia porozumienie.
Są wśród nas ludzie utożsamiający umiejętność wypowiadania słów z umiejętnością komunikowania się. Są to jednak dwa różne procesy. Jakże często w trakcie rozmów słychać słowa „to nie to miałem na myśli”, „nie wiem o czym mówisz”. Padają słowa i nic z nich nie wynika, albo skutek jest zupełnie inny niż zamierzony. Ludzie strzegąc swojej intymności, swego bezpieczeństwa prawdziwą informację zamykają w słowach, które nie odsłaniają ich intencji, albo ją fałszują . W naturalny sposób chronimy swoje „ja”. Nie mówimy o uczuciach, ale o zdarzeniach. Zamieniamy porozumienie na wymianę informacji dotyczących sfery funkcjonalnej. Być może ułatwia to życie, ale pozbawia go prawdziwych treści. Wynikiem takich rozmów jest oddalanie się od siebie nawet najbliższych sobie ludzi.
Czy można kontrolować swoją otwartość?
Ludzie różnią się między sobą temperamentem, osobowością, ale również tym jak często i wobec kogo ujawniają swoje „ja”, oraz zupełnie prywatne doświadczenia. Właśnie to kryterium decyduje o tym, jak jesteśmy odbierani przez innych, na jaki poziom intymności pozwalamy się otworzyć sobie i naszym rozmówcom. Zajmowana pozycja szefa nakłada często obowiązek inicjowania porozumienia z pracownikami. To my kreujemy poziom, na którym chcemy się dogadywać.
Można wyodrębnić następujące grupy osób:
- Osoby, ujawniające osobiste sprawy bliskim i znajomym, a nie czyniące tego wobec obcych, inaczej mówiąc osoby, które ujawniają własne „ja”.
- Osoby, które nigdy lub prawie nigdy nie przekazują wiadomości o swych intymnych doświadczeniach, nawet gdy rozmawiają z ludźmi dobrze im znanymi, czyli nie ujawniają własnego „ja”
- Osoby, które ujawniając intymne treści nie licząc się z tym, na ile znany jest im odbiorca, informują o osobistych sprawach nawet ludzi obcych, czyli nadmiernie ujawniają własne „ja”
Początek porozumienia to nie chwila wypowiedzenia słów, ale moment, w którym zaczynamy myśleć o celu rozmowy choć czasami sobie go nawet nie uświadamiamy. Widzimy znajomą osobę i jeśli darzymy ją sympatią reakcja miłego powitania jest spontaniczna, a jeśli to ktoś za kim nie specjalnie tęsknimy to… no, właśnie jak reagujemy? Czy witamy ją równie miło -bo tak wypada- czy raczej powściągliwie? A może wręcz odwrotnie, ktoś kto jest najważniejszy na świecie nie ma szans tego poczuć bo wpadliśmy w pułapkę wstydu związanego z okazywaniem czułości. Zdarza się często że chcąc zachowywać się taktownie fałszujemy lub ukrywamy prawdziwe intencje.
Istnieją sposoby budowania bliskości pomiędzy ludźmi. Co ma wpływ na kształtowanie się relacji pomiędzy ludźmi? Dlaczego niektórzy nie maja przyjaciół i czują się izolowani? Najistotniejszą rolę w tym procesie pełni przekazywanie treści intymnych, które potocznie nazywamy stopniem otwartości. Poziom otwartości jest zawsze kwestią wyboru, ale może być uwarunkowany środowiskowo. To określone doświadczenia w kontaktach z innymi ludźmi wzmacniają lub osłabiają nasze naturalne preferencje. Każdy człowiek ma jednak własny, indywidualny obszar spraw, które uważa za ściśle osobiste. Mimo to w powszechnym odczuciu dość podobne treści wypowiedzi są uznane za bardziej lub mniej intymne.
Można wyróżnić dwie kategorie treści wiadomości:
1.Treści nieosobiste- nie dotyczą bezpośrednio osoby przekazującej je.
2.Treści intymne- opisują zdarzenia ważne dla człowieka, jego własne działania uznane za szczególnie ważne, wyjątkowe zachowanie innych ludzi wobec niego. Spośród własnych myśli, uczuć i doznań za najbardziej intymne uważają te, które mogą źle świadczyć o nich lub o ich osobach najbliższych i znaczących.
Większość nabywanych umiejętności zaczynamy od podstaw, od szukania odpowiedzi na pytanie „dlaczego?”, „jak?”, „po co?”. Takie postępowanie daje szansę na automatyzowanie czynności. Im większa biegłość, znajomość rzeczy, tym mniej naszej uwagi wymaga jej wykonywanie. Ile to razy jedziesz samochodem i głowę zaczynasz mieć pełną pomysłów? Czynności wykonywane przez ciebie związane z prowadzeniem auta weszły ci w nawyk tak daleko, że twój umysł może odpłynąć w nowe sfery, zająć się treścią życia, tym co jest ważniejsze lub przyjemniejsze, a może po prostu odpocząć.
Podobnie jest z budowaniem porozumienia. Są ludzie mający dar – intuicję, dzięki której udaje im się bez znajomości zasad tego procesu robić to skutecznie. Czasami jednak ktoś się stara i wciąż czuje się samotny, niezrozumiany, odrzucony, może nieszczęśliwy. Próbuje „zarabiać” na przyjaźń, miłość, akceptację uczynkami lub prezentami, ale sobie tylko znanymi metodami.
Sposoby porozumiewania się często wynikają z pozycji zawodowej, którą zajmujemy w życiu. Ma ona też wpływ na życie prywatne. Zajmowanie wysokich stanowisk przyciąga do nas ludzi z różnych powodów. Część z nich to nasza świta, część to ci, którzy są uzależnieni od naszych możliwości, władzy sprawowanej przez nas. Otaczają nas również znajomi, przyjaciele, rodzina. Niestety, ileż to razy okazuje się, że motywem zbliżania do nas jest nie człowiek, który jest w nas, ale pozycja która zajmujemy, nasze miejsce pracy. Okazuje się, że jesteśmy w stanie być źródłem korzyści i przywilejów płynących ze znajomości z nami. Poniżej przedstawiam kluczowe zagadnienia z krótkim opisem i wskazówkami:
Budowa porozumienia
Metodą na skuteczne i prawdziwe budowanie więzi z ludźmi jest poznawanie ich intencji w porozumiewaniu się z nami, ale też własnych motywów i określanie celów komunikowania się.
Lider w komunikacji
Postawa lidera ma to do siebie, że ludzie z naszego najbliższego otoczenia oczekują i w komunikacji twojego przywództwa. Ty jednak zaczynasz odczuwać pragnienie ciepła, prawa do przyznania się, że istnieją w tobie obszary o innej wrażliwości niż te, z którymi wszyscy cię identyfikują. Można budować skutecznie bliskość jednocześnie utrzymując pozycję lidera. Kluczem do tego procesu jest poznanie zasad rządzących tym zjawiskiem, ponieważ to one decydują o wszystkich pojawiających się konsekwencjach. Dotknę tu dla przykładu tylko jednej z nich: „Staraj się najpierw zrozumieć, a potem być zrozumianym”. Zastosowanie tej zasady pozwala nie przypisywać innym intencji, których nie mają wypowiadając określone słowa lub przyjmując jakąś pozę w stosunku do nas. Pomyśl ileż nieprzyjemnych sytuacji jest konsekwencją nie stosowania tej zasady. Ilu z nich dałoby się uniknąć gdybyś naprawdę ją zaakceptował. Objęcie przywództwa w kreowaniu porozumienia w środowisku pozwoli budować to na czym nam zależy. Może to być bliskość, ale taka która nie pozbawia nas naszej autonomii, która pozwala się rozwijać a nie obciąża nas.
Odkrywanie wartości w procesie porozumienia się
Za każdym działaniem ludzi kryją się wartości, które są dla nich ważne Aby więc skutecznie identyfikować motywy podejmowanych aktywności wystarczy nauczyć się je odczytywać. Odkrycie istotnych dla ludzi wartości spowoduje, że my jako szefowie – liderzy porozumienia mamy szansę skupić zespół wokół celów istotnych dla jego członków tak by były one zgodne z naszymi priorytetami.
Elementy komunikacji
W komunikowaniu się rozumianym jako wypowiadanie słów nie ma możliwości pełnego wzajemnego zrozumienia. Spojrzenie szersze np.: na relacje podległego nam pracownika z jego podwładnymi i ze współpracownikami może uzupełnić ten obraz. Wzięcie pod lupę postaw pracowników wobec innych daje nam szansę określenia co jest dla danego człowieka istotne, co go motywuje do działania.
Etapy porozumienia
Aby porozumiewanie przebiegało bez zakłóceń każdy jego etap musi być pod kontrolą. Przeanalizujmy jego części składowe:
- Już wcześniej określiliśmy, że pierwszy jego etap to uświadomienie sobie celu nawiązania rozmowy, a tym samym nadanie określonych intencji. Jeśli są one nie do końca określone, albo istnieją jednocześnie dwie sprzeczne, to już na tym etapie zanim popłyną słowa może dochodzić do zakłóceń. Zapobiega tej sytuacji uświadomienie sobie, dla swojego komfortu w jakim celu podejmuję rozmowę.
- Kolejnym krokiem jest podjęcie decyzji o zakresie informacji zawartej w tym kontakcie i dopasowanie do niej przekazywanych sygnałów zarówno tych werbalnych jak i tych poza słowami. Ich zgodność warunkuje uniknięcie zakłóceń i daje szansę na właściwe porozumienie. Dalszy etap jest związany z odbiorcą, naszym rozmówcą i jego zdolnością do interpretowania naszych intencji.
Czuwanie nad komunikacją
W każdej chwili możemy kontrolować czy wszystko przebiega zgodnie z naszymi intencjami. Statystycznie tylko jeden czynnik różni najlepszych przywódców od najgorszych. Jest to prawdziwe zainteresowanie pracownikami i ich pracą. To od lidera zależy czy pomiędzy nimi będzie szacunek, wzajemne zrozumienie i docenienie wysiłków. Ludzie chcą pracować w najlepszych warunkach, a czynnikiem mającym największe znaczenie są relacje interpersonalne w miejscu pracy. Często to od postawy szefa zależy jak one się rozwijają, czy w stronę współpracy czy raczej rywalizacji.
Atmosfera jako konsekwencją dobrych relacji
Większość ludzi deklaruje chęć przebywania i pracy w dobrej atmosferze i posiadania, rozumiejącej bliskiej osoby. Warunkiem zrealizowania tych pragnień jest dobra komunikacja z innymi ludźmi, ale przede wszystkim umiejętność porozumiewania się z sobą samym.
Naturalne dla człowieka jest pragnienie wspólnoty, wnoszenia własnego wkładu w „coś większego, ważnego”, przynależności do kogoś. Pragniemy mieć prawdziwe związki z ludźmi w miejscach, naszej aktywności Możemy przez nasze postępowanie i świadome kreowanie sposobów i określanie poziomów porozumienia się stworzyć w zarządzanym przez nas zespole sytuację, gdy ludzie będą chcieli nas wspierać w naszych wizjach i planach, świadomie w nich uczestniczyć. Są oni w stanie iść za prawdziwymi liderami, często jest to ich nieuświadomionym pragnieniem. Stworzenie im więc takich możliwości nam ułatwi pracę i sprawi, że praca naszych pracowników będzie służyć realizacji naszych planów i celów firmy w konstruktywnej atmosferze. Sukces aby był pełny i prawdziwy nie może obejmować wyłącznie stosunków w pracy, a zwycięstwo publiczne, aby było trwałe musi być poprzedzone zwycięstwem osobistym.