Jak skutecznie zarządzać sobą w czasie

Dlaczego warto zarządzać swoim czasem

Często słyszymy, że sukces to 5% talentu i 95% intensywnej pracy. Niestety jeśli nie mamy planu działania to bardzo często ta praca nie przynosi oczekiwanych efektów. Znam wiele osób z ogromnym potencjałem, których energia rozlewa się na mnóstwo aktywności nie przynosząc im wiele dobrego. Za to mają poczucie ciągłej gonitwy i zapracowania. Wiele osób pyta mnie, jak ty to robisz, że masz czas oprócz pracy na własne sprawy, hobby, rodzinę. 

Na przykład agent osiąga dochody głównie dzięki trzem czynnościom:

• Umawia spotkania.
• Odbywa spotkania.
• Pozyskuje polecenia do kolejnych klientów.

Jeśli tylko inne sprawy odciągną go od realizacji tych trzech czynności w ciągu dnia to od razu widać to w jego przyszłych dochodach. Możesz sobie oczywiście znajdywać różne usprawiedliwienia na taką sytuację co nie zmieni faktu, że twoje dochody zmaleją i nie zrealizujesz swoich celów.

Oczywiście ta część, w której określasz priorytetowe czynności jest prostsza niż część, w której je realizujesz.

Od czego zacząć poprawę swojej wydajności

Wszystko zaczyna się od długoterminowego celu, jaki chcesz zrealizować w ramach swojej aktywności biznesowej. Plan nie musi być skomplikowany a nawet nie powinien być. Na przykład jeśli chcesz pozyskać 1000 klientów  w ciągu dwunastu lat w biznesie ubezpieczeń na życie to plan mógłby wyglądać następująco (zakładam pięć dni pracy w tygodniu i 42 aktywne tygodnie w roku):

1. Tygodniowo zdobywam 50 poleceń do nowych klientów (od różnych osób, znajomych, klientów itp.).
2. Codziennie dzwonię do 10 nowych klientów z poleceń (zakładam, że średnio umawiam dwa spotkania na dziesięć poleceń).
3. To daje średnio dziesięć spotkań na tydzień z nowymi klientami (dwa spotkania dziennie przez pięć dni).
4. To daje średnio 2 nowych klientów tygodniowo.
5. W roku pozyskuje 84 nowych klientów, w ciągu 12 lat 1008 nowych klientów.

Ten plan uwzględnia 10 tygodni nieaktywnych zawodowo w roku (urlop, choroby itp.)

Gdzie jest wąskie gardło? W jego realizacji oczywiście. Wszystko zaczyna się rano każdego dnia. Twoje wybory będą decydowały co się dzieje z twoim planem i jego realizacją.

 Dlatego to jak przebiega twój dzień to podstawa twojego sukcesu!

Poniżej podaję kilka wskazówek, w jaki sposób organizować swój dzień. Mam nadzieję, że pomogą ci w osiągnięciu zakładanych przez ciebie celów.

Organizacyjne zasady kształtowania  przebiegu dnia

Początek dnia

1. Rozpoczynaj dzień z pozytywnym nastawieniem.

Spróbuj w każdym nowym dniu znaleźć coś pozytywnego, ponieważ Twoje nastawienie decyduje o Twoim sukcesie lub porażce. Na początku dnia zadaj sobie trzy pytania:

– Co mogę zrobić, aby ten dzień przyniósł mi możliwie dużo radości?

– W jaki sposób ten dzień może zbliżyć mnie do moich celów?

– Co mogę zrobić dzisiaj w ramach odprężenia po pracy dla mojego zdrowia?

2. Dbaj o sen, dobre śniadanie bez pośpiechu i do biura.
3. Sprawdź plan dnia.
4. Najważniejsze zadania ustaw na początek działań (o ile jest to możliwe).
5. Zrezygnuj z porannego biurowego rytuału, takiego jak długie powitania, przeciągające się rozmowy o nowych wydarzeniach.

Przebieg dnia

1. Bądź konsekwentny w realizacji już rozpoczętych działań. Nie przerywaj ich dla tzw. działań pilnych, które pojawiają się w ciągu dnia.
2. Kontroluj terminy spotkań i wizyt — nie daj się wciągnąć w zmiany dla wygody innych stron
3. Odmawiaj zajmowania się dodatkowymi pilnymi przypadkami w czasie najważniejszych czynności. Zostaw je na czas późniejszy, w którym zaplanowałeś możliwość wykonywania niezaplanowanych działań. Zauważysz, że wiele z tych „pilnych” zadań można spokojnie poczekać.
4. Rób regularne, ale krótkie przerwy przy długich i monotonnych zadaniach. Rozluźnij się przez krótki ruch, najlepiej przy dopływie świeżego powietrza. Zaaplikowanie sobie krótkiej przerwy po każdej godzinie pracy daje najlepszy efekt wypoczynku (kultura japońskich przedsiębiorstw).
5. Seryjnie załatwiaj niewielkie zadania o podobnym charakterze. Na pojedyncze załatwianie krótkich telefonów, listów, raportów i przekazywanie informacji traci się mnóstwo czasu:

Telefon- raport — e-mail — telefon — rozmowa z menadżerem — oddanie dokumentu w sekretariacie — telefon — rozmowa — e-mail itd.

Grupuj zadania jednego rodzaju w bloki:

Telefony-oddanie dokumentów w sekretariacie-wiadomości e-mail – rozmowa z menadżerem itd.

8. Unikaj przeskakiwania z pracy do pracy i próbuj rozpoczęte sprawy załatwiać zawsze do końca.
9. Wykorzystuj produktywnie czas jałowych przebiegów lub oczekiwania.
10. Kontroluj na bieżąco czas wykonywania zadań i plan dnia.

Koniec dnia

1. Dokończ niezałatwione sprawy (drobiazgi).
2. Sprawdź wyniki dnia w stosunku do planu.
3. Zaplanuj następny dzień.